Hiểu rõ cốt lõi của việc triển khai OKR trong doanh nghiệp

Bạn có từng tưởng tượng rằng bằng cách nào đó bạn có thể cải thiện quá trình đặt mục tiêu của mình với sự trợ giúp của hình ảnh không? Hãy tưởng tượng có một cách không chỉ giúp cung cấp lộ trình rõ ràng mà còn cung cấp các bước đo lường để theo dõi tiến trình của bạn. OKR, Mục tiêu và Kết quả chính, không phải là một thuật ngữ mới trong việc thiết lập các mục tiêu chuyên nghiệp. Trên thực tế, đó là một phương pháp thiết lập mục tiêu nổi tiếng hướng dẫn các công ty đặt mục tiêu thích hợp.

Theo một nghiên cứu, khoảng 95% nhân viên của công ty không biết về kế hoạch phát triển của công ty mình. Đó là lý do tại sao, với sự trợ giúp của OKR, công ty của bạn có thể đạt được các mục tiêu kinh doanh mà không bị mắc kẹt trong giai đoạn thực hiện. Hãy tìm hiểu thêm về lý do tại sao chiến lược này quan trọng, các nguyên tắc cốt lõi thúc đẩy nó và cách bạn có thể cải thiện chúng bằng hình ảnh.

OKR là gì?

OKR nổi bật với 2 thành phần chính giúp cá nhân hoặc nhóm thiết lập mục tiêu rõ ràng và theo dõi các mục tiêu cụ thể và đo lường được. Nhiều công ty định nghĩa và thực hiện kế hoạch của họ dựa trên OKRs, vì nó cung cấp sự rõ ràng và tập trung vào việc sử dụng tài nguyên của họ tốt hơn. Bằng cách tập trung vào việc tổ chức và định nghĩa các mục tiêu và kết quả chính rõ ràng và định lượng, các tổ chức có thể theo dõi tiến trình của mình và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Tại sao OKR Quan Trọng?

Các tổ chức lớn, như Google, đã được giới thiệu với các mẫu OKR vào năm 2017. John Doerr đã giới thiệu chúng để hỗ trợ cho sự phát triển của họ, từ chỉ một vài người đến hơn 150,000 nhân viên trên nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Dưới đây là một số lợi ích chính khác và lý do tại sao nó quan trọng trong việc tạo mục tiêu:

1. Mục tiêu Hành động Nhanh chóng: Đội của bạn có thể sử dụng phương pháp OKR để chia nhỏ các mục tiêu dài và phức tạp thành các bước nhỏ và đo lường được để đảm bảo tiến bộ liên tục.

2. Tinh Thần Trách Nhiệm: OKR tạo ra một tinh thần trách nhiệm và trách nhiệm giải trình trong nhóm, do đó thúc đẩy cái nhìn tổng quan về toàn cảnh lớn hơn.

3. Ưu Tiên của Tổ Chức: Kỹ thuật này hỗ trợ các công ty tập trung vào những gì thực sự quan trọng và nên ưu tiên mà không bị phân tâm.

4. Hợp Tác Chéo Chức Năng: Khi công ty bạn chia sẻ các mục tiêu hợp tác, OKR khuyến khích họ làm việc cùng nhau và đảm bảo sự đồng bộ giữa các phòng ban khác nhau.

5. Minh Bạch Công Việc Khác: Làm cho các mục tiêu hiển thị rõ ràng đối với mọi người tại nơi làm việc có thể giúp theo dõi tiến trình của nhau để tránh trùng lặp và tạo ra một văn hóa làm việc mở.

Hiểu Về OKR và Cách Để Thành Công

Điều quan trọng là bạn cần hiểu các nguyên tắc khác nhau của OKR và cách chúng tác động đến tổ chức trên con đường thành công. Hơn nữa, chúng giúp tạo ra một văn hóa mà các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về công việc của mình, đồng thời đảm bảo mọi người đều hoàn thành công việc của mình. Do đó, hãy đi qua các nguyên tắc cốt lõi sau của OKR, các sai lầm phổ biến xảy ra trong OKR, và sự khác biệt chính giữa OKR và KPI:

Nguyên Tắc Cốt Lõi của OKR Hiệu Quả

Như đã thảo luận, cốt lõi của OKR là 2 thành phần chính cung cấp một khung hiệu quả cho việc thiết lập mục tiêu. Khi các nguyên tắc cốt lõi này được áp dụng hiệu quả, công ty được đảm bảo giữ được sự tập trung và động lực hướng tới thành công. Hãy đi qua các nguyên tắc cốt lõi sau của một OKR hiệu quả:

1. Số Lượng Mục Tiêu Rõ Ràng

Mỗi khi bạn bắt đầu một dự án, điều quan trọng là bắt đầu ít, chẳng hạn như thiết lập từ 3 đến 5 mục tiêu, mỗi mục tiêu có một vài kết quả chính đo lường được. Bằng cách này, sẽ đảm bảo rằng nhóm không bị quá tải và có thể làm việc để đạt được kết quả cao hơn thay vì dành quá nhiều thời gian vào một nhiệm vụ. Hơn nữa, nên thử các mục tiêu lớn để thử thách nhóm và khiến họ làm việc hướng đến sự phát triển liên tục.

2. Brainstorm với Đồng Nghiệp

OKRs không nên được tạo ra một cách cô lập mà nên là một nỗ lực nhóm bao gồm các thành viên nhóm, quản lý và các bên liên quan. Nếu bạn tham gia với nhóm của mình trong một cuộc thảo luận hợp tác, bảo đảm rằng tất cả các mục tiêu đều phù hợp với mục tiêu của công ty. Điều này không chỉ thúc đẩy sự đổi mới trong nhóm mà còn bảo đảm mọi người đều hiểu vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu cuối cùng.

3. Kết Nối và Giới Hạn Thời Gian

Như chúng ta đã thảo luận, OKRs là một phần của bức tranh toàn cảnh lớn hơn hoặc chiến lược lớn hơn mà mọi thành viên làm việc để đạt được một mục tiêu. Hơn nữa, các mục tiêu của công ty được xác định trong một khung thời gian cụ thể, như hàng quý hoặc hàng năm. Điều này giữ mọi người trong tư thế sẵn sàng và bảo đảm rằng tiến trình được thực hiện trong khoảng thời gian đó.

4. Mục Tiêu Minh Bạch

Trong giai đoạn lập kế hoạch, mọi người đều nhận thức được trách nhiệm của mình và của người khác. Cùng với đó, điều quan trọng là OKRs nên hiển thị rõ ràng trong toàn tổ chức. Nó thúc đẩy sự đồng bộ và hợp tác chéo chức năng với toàn bộ phòng ban. Khi nhóm có thể thấy nếu công việc của họ phù hợp với mục tiêu của người khác, nó tạo ra một cảm giác nỗ lực phối hợp, trong khi tránh sự trùng lặp.

5. Tiếp Cận Hai Chiều

Trong một mẫu OKR, tất cả là về việc thiết lập một danh sách các mục tiêu từ trên xuống với sự đóng góp từ nhân viên. Cách tiếp cận này đề xuất rằng mặc dù người lãnh đạo đã định nghĩa một mục tiêu chiến lược, nhưng cũng là quyền của cá nhân để thay đổi nó. Hơn nữa, nó tạo ra sự cân bằng giữa nhân viên, tăng sự tham gia và giữ cho mọi thứ thực tế giữa các mục tiêu khác nhau.

OKR vs KPI: Khi Nào Sử Dụng Cái Nào?

Bảng dưới đây là phân tích so sánh giữa OKR và KPI, hai công cụ có giá trị để thúc đẩy thành công trong kinh doanh nhưng phục vụ cho các mục đích khác nhau. Bảng này sẽ xem xét các khía cạnh khác nhau của hai thuật ngữ này và cung cấp sự hiểu biết tốt hơn về thuật ngữ nào trong hai thuật ngữ này phù hợp hơn để thành công trong kinh doanh:

Sai Lầm Thường Gặp trong OKR Cần Tránh

Khi một doanh nghiệp triển khai OKRs, họ có xu hướng mắc phải các sai lầm sau đây có thể dẫn đến thất bại và sự thất vọng:

1. Sandbagging

Trong các phần trước, chúng ta đã học rằng việc có các nhiệm vụ quá dễ dàng cho nhóm không chỉ ra một công ty đang phát triển. Do đó, việc mọi người hoàn thành nhiệm vụ 100% chỉ ra rằng công ty chỉ đặt ra các mục tiêu đạt được dễ dàng thay vì đặt ra các mục tiêu tham vọng mà hướng đến tiến triển có ý nghĩa. Hơn nữa, sandbagging làm giảm hiệu quả của OKRs trong một tổ chức và không khuyến khích sự phát triển và thử thách ranh giới.

2. Mục Tiêu Không Phù Hợp

Trong quá trình thiết lập mục tiêu, tạo ra các mục tiêu mà không có sự phối hợp với nhóm có thể dẫn đến thảm họa và sự nhầm lẫn. Hơn nữa, khi các OKRs cá nhân hoặc nhóm không phù hợp với tầm nhìn tổng thể của tổ chức, nó tạo ra sự không phù hợp và bỏ lỡ các cơ hội hợp tác.

3. Thiếu Minh Bạch

Trong môi trường kinh doanh, OKRs yêu cầu sự hợp nhất tốt hơn của mọi người làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu của công ty. Tuy nhiên, nếu họ không làm việc cùng nhau và giữ hồ sơ về các nhiệm vụ của nhau, điều này có thể dẫn đến sự trùng lặp, nhầm lẫn và quản lý sai.

4. Kỳ Vọng Không Thực Tế

Đôi khi, không phải là các mẫu OKR đang đặt ra cản trở cho kế hoạch thực hiện của bạn, mà là có chiến lược sai lầm. Khi các công ty đặt tiêu chuẩn quá cao và thiết lập cho nhân viên các kỳ vọng không thực tế, điều này có thể gây ra quản lý sai. Do đó, để duy trì một chiến lược kinh doanh cân bằng, việc có các mục tiêu tổng thể và đạt được có thể giúp nhóm đạt được kết quả tích cực.

5. Không Có Cập Nhật Thường Xuyên

Không có một hệ thống thích hợp để ghi lại tiến trình của công ty là một lỗi phổ biến khác mà hầu hết các công ty mắc phải. Các cập nhật thường xuyên là quan trọng để đảm bảo rằng không có gì bị bỏ lại phía sau và nhóm không phải đối mặt với bất kỳ sự sửa đổi nào. Hơn nữa, với việc triển khai OKR, bạn cần giữ cho mọi người theo dõi để tiến tới đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Tại Sao Hình Ảnh Tăng Cường OKR?

Trong khi OKRs là một khung mạnh mẽ trong quá trình đặt mục tiêu, phương pháp truyền thống xử lý các dự án và mục tiêu đặt ra nhiều vấn đề khác nhau. Dưới đây là những thách thức phổ biến nhất mà chúng ta có thể giải quyết bằng cách giới thiệu một yếu tố hình ảnh. Bằng cách trực quan hóa OKRs của bạn, công ty bạn có thể tạo ra một sự hiểu biết chung về những gì cần đạt được và cách thức tiến trình sẽ được đo lường:

Điểm Đau 1. Mức Độ Cụ Thể của OKR?

Thách thức lớn nhất mà người dùng đối mặt là OKRs cần cụ thể đến mức nào, và nó chỉ giải quyết được phần “cái gì” mà không phải phần “như thế nào” trong việc đặt mục tiêu. Hơn nữa, nhân viên vẫn còn băn khoăn về những gì cần làm để đạt được mục tiêu OKR cụ thể.

Giải Pháp

Để giải quyết vấn đề này, đội ngũ của bạn có thể thực hiện phiên brainstorming hoặc sử dụng bản đồ tư duy cung cấp cái nhìn tổng thể về các mục tiêu chính cho toàn bộ nhóm. Phân phối rõ ràng các mục tiêu trong bản đồ tư duy có thể giúp bạn thấy cách mà nỗ lực của bạn sẽ đóng góp vào việc thực hiện dự án tổng thể.

Điểm Đau 2. Không Có Khả Năng Nhìn Thấy Đối Với Nhóm

Tại nhiều tổ chức, OKRs thường được trình bày trong bảng tính hoặc tài liệu đơn giản mà không dễ dàng truy cập cho nhân viên. Điều này làm cho họ khó hiểu công việc của mình phù hợp với các mục tiêu của công ty như thế nào. Ngoài ra, điều này cuối cùng dẫn đến sự không đồng bộ và sự giảm thiểu hợp tác trong công ty.

Giải Pháp

Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là sử dụng bảng điều khiển OKR hình ảnh cho phép các tổ chức làm cho OKR truy cập được đến các nhóm khác nhau. Bạn có thể sử dụng nhiều mẫu OKR với bản đồ tư duy phân cấp và hơn thế nữa và chia từng mục tiêu một cách riêng biệt. Điều này sẽ tăng cường khả năng nhìn và thúc đẩy sự giao tiếp và làm việc nhóm tốt hơn.

Điểm Đau 3. Không Thể Theo Dõi Tiến Độ

Một điểm đau lớn khác của OKR truyền thống là sự tĩnh khi theo dõi tiến độ. Không có hệ thống thực tế để kiểm tra nhóm của bạn theo thời gian thực có thể dẫn đến các hạn chót bị trì hoãn, bỏ lỡ cơ hội và nhiều điều khác.

Giải Pháp

Có nhiều gợi ý hình ảnh, chẳng hạn như sử dụng thanh tiến độ và biểu đồ Gantt, có thể giúp bạn cung cấp một biểu đồ miêu tả trực quan về các cột mốc của dự án. Hơn nữa, người dẫn đầu nhóm có thể sử dụng công cụ theo dõi tự động giúp cập nhật bạn về bất kỳ thay đổi nào trong mục tiêu OKR.

Điểm Đau 4. Lập Kế Hoạch Thời Gian Không Rõ Ràng

Dòng thời gian là một thành phần quan trọng khi quản lý các nhiệm vụ và triển khai OKR. Do đó, mà không có dòng thời gian hiệu quả, nhóm có thể gặp khó khăn trong việc ưu tiên, thực hiện không hiệu quả và nhiều vấn đề khác.

Giải Pháp

Chu kỳ OKR hàng quý thường được sử dụng để xử lý vấn đề này vì chúng cung cấp thời gian phù hợp cho các nhóm làm việc hướng tới các mục tiêu của mình. Hơn nữa, bạn có thể nhận được các đánh giá thường xuyên, chẳng hạn như kiểm tra hàng tuần hoặc hàng quý, để cho phép nhóm theo dõi tiến độ, thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào nếu có, và giải quyết các tình huống không mong muốn trước khi hoàn tất.

Cách Viết OKRs với Xmind?

Để ngăn chặn OKR bị phá hủy và giữ cho nhóm của bạn đi cùng với nó, bạn có thể áp dụng các tính năng tạo bản đồ tư duy tiên tiến của Xmind. Hãy tưởng tượng rằng công ty của bạn đang đặt mục tiêu trở thành phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây hàng đầu trong thị trường. Vậy nên, hãy xem các bước để viết một OKR hình ảnh hiệu quả trong phần dưới đây:

Bước 1. Tạo Mục Tiêu Rõ Ràng

Đi đến trang web chính của Xmind và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn để truy cập không gian làm việc chính của nó. Từ đây, nhấp vào nút “Bản đồ Mới” để truy cập một loạt các mẫu OKR và chọn một để bắt đầu viết OKR bằng cách xác định mục tiêu của dự án của bạn. Để làm điều đó, viết chủ đề trong “Nút Trung Tâm” và roi nó ra bằng cách nhấn vào biểu tượng “Chủ đề” trên thanh công cụ dưới cùng.

Bước 2. Đặt Kết Quả Chính

Sau đó, sử dụng các tính năng “Chủ đề phụ” ở thanh dưới để phân nhánh các mục tiêu này và tạo một chủ đề nổi trên bản đồ tư duy, thêm các kết quả chính.

Bước 3. Mở Rộng Kế Hoạch Hành Động

Tương tự, dưới các kết quả chính này, bạn có thể thêm các “Chủ đề phụ” và viết một cách súc tích các mục tiêu kế hoạch hành động. Tiếp theo, sử dụng các gợi ý hình ảnh như ghi chú, bình luận và nhiều hơn nữa từ thanh công cụ hành động.

Bước 4. Sử Dụng Các Yếu Tố Thị Giác

Tiếp tục, mở bảng bên phải “Thêm một Biểu sâu vào Chủ đề đã chọn” và truy cập tab “Biểu sâu”. Từ đây, chọn các yếu tố thị giác, như ưu tiên màu sắc, thẻ, bắt đầu, và nhiều hơn nữa để giữ mọi thứ được tổ chức.

Bước 5. Đánh Giá và Cập Nhật Thường Xuyên

Khi mọi thứ đã vào vị trí, thêm “Bình luận” và “Ghi chú” vào các phần và nút khác nhau để chỉ ra các điều chỉnh hoặc sai sót. Sau đó, nhấn nút “Chia sẻ” bên góc trên bên phải và nhấp vào ô “Nhập Email để Mời” từ hộp thoại bật lên mới mở. Bạn có thể thêm một ghi chú cá nhân cho mọi người thấy và bắt đầu nhìn thấy những lỗi họ cần sửa.

Theo Dõi OKRs Hiệu Quả với Xmind

Xmind được trang bị các tính năng theo dõi công việc tiên tiến cho phép bạn giám sát trạng thái theo thời gian thực của nhóm của mình. Ngoài ra, người dùng có thể theo dõi hiệu quả các phần khác nhau của bản đồ tư duy bằng cách thêm một danh sách kiểm tra mà các thành viên nhóm có thể đánh dấu sau khi hoàn thành một nhiệm vụ. Trong OKR, những tính năng này đáng kể giúp ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và cung cấp cho nhóm sự quyết tâm hoàn thành chúng trước, tùy thuộc vào mức độ cấp bách.

Các tính năng theo dõi này hỗ trợ tính toán và cho phép bạn kiểm soát toàn bộ quá trình bằng cách chỉ rõ số mục tiêu đã đạt được. Bạn có thể làm nổi bật cả một nhánh sẽ chuyển sang màu xanh hoặc hoàn tất khi tất cả trong nhánh đã hoàn thành. Tóm lại, công cụ này tiết kiệm thời gian và công sức từ việc ghi lại dự án theo cách thủ công, điều này có thể dẫn đến sai sót và nhầm lẫn.

Kết Luận

Cuối cùng, bài viết này cung cấp cho bạn một tổng quan chi tiết về OKR, tại sao nó quan trọng và cách bạn có thể áp dụng hoặc thực hiện nó trước khi bắt đầu một dự án. Hơn nữa, việc trải qua các nguyên tắc cơ bản và so sánh giữa OKR và KPI giải thích rằng OKR cung cấp một cách thực hiện dự án tốt hơn với tiến trình theo dõi liền mạch.

Chúng tôi cũng đã xem xét nhiều thách thức mà người ta phải đối mặt với việc sử dụng phương pháp truyền thống, vì vậy để giúp công ty hình dung chúng tốt hơn, chúng tôi sử dụng Xmind. Công cụ tạo bản đồ tư duy tiên tiến với trí tuệ nhân tạo này cung cấp một loạt mẫu có thể tùy chỉnh, mở rộng và thêm các tính năng theo dõi để duy trì mức độ đạt được mục tiêu có tổ chức.