Các thành phần chính của Theo dõi Dự án: Hướng dẫn từng bước

Rất dễ dàng để một công ty mất hết tất cả tiến bộ nếu họ không biết hướng đi mà dự án của họ đang hướng tới và ai đang đảm nhận vai trò gì. Để tránh thảm họa như vậy, các tổ chức áp dụng theo dõi dự án bất cứ khi nào bắt đầu một công việc hợp tác mới.

Với chiến lược như vậy, các nhà quản lý hoặc trưởng nhóm có thể theo dõi công việc của mọi người mà không bỏ lỡ điều gì. Hãy tìm hiểu qua bài viết này và tìm hiểu thêm về cách theo dõi một dự án và các thành phần cần thiết của nó.

Tại sao Theo Dõi Dự Án Truyền Thống Thất Bại Với Các Đội Nhóm Hiện Đại?

Với sự tiến bộ hiện đại và các chiến lược mới xuất hiện, rõ ràng rằng các phương pháp theo dõi dự án truyền thống không còn phù hợp. Theo báo cáo của Asana Yearly Global Index, khoảng 26% công ty không đáp ứng thời hạn hàng tuần. Hơn nữa, theo một nghiên cứu khác, khoảng 72.5% các quản lý dự án không đạt được lịch trình dự án đã thỏa thuận, và hơn 58.7% không giữ được trong ngân sách.

Hạn Chế Nhận Thức Của Biểu Đồ Gantt Truyền Thống

Biểu Đồ Gantt Truyền Thống dựa vào các công việc tuyến tính, là một hướng dẫn từng bước mà một công ty có thể sử dụng để bắt đầu một dự án. Tuy nhiên, đã có nhiều tuyên bố về tính liên quan của nó trong những năm gần đây, và một số tổ chức đã ngừng sử dụng kỹ thuật này. Để tìm hiểu lý do tại sao, hãy xem các hạn chế sau của biểu đồ này:

1. Tư Duy Tuyến Tính vs. Thực Tế Dự Án Phi Tuyến Tính: Biểu đồ này tuân theo một mô hình dòng chảy tuyến tính chặt chẽ, điều này có thể không bao hàm được các chuyển đổi dự án trong thực tế và sự phụ thuộc phi tuyến. Điều này có thể tạo ra kỳ vọng sai lầm trong môi trường làm việc, làm cho nhóm khó thích nghi với sự thay đổi như vậy.

2. Phân Tán Sự Chú Ý Trong Quá Tải Thông Tin: Một Biểu Đồ Gantt có thể chồng chéo các công việc phức tạp, phụ thuộc và thời gian của các dự án. Hơn nữa, biểu đồ hình ảnh lộn xộn này có thể tạo ra sự nhầm lẫn hơn nữa, dẫn đến khó khăn trong việc ưu tiên công việc.

3. Mất Ngữ Cảnh Trong Hợp Tác: Mặc dù biểu đồ tập trung vào lập lịch công việc, nhưng nó thiếu khả năng theo dõi chi tiết nội dung dự án. Khi bạn làm việc với một nhóm lớn, việc giao tiếp về tài liệu bị mất trở nên khó khăn.

Nếu bạn muốn vượt qua sự phức tạp và hạn chế của biểu đồ Gantt, hãy thử sử dụng cách tiếp cận hình ảnh hơn. Các nghiên cứu đã cho thấy rằng khả năng duy trì trí nhớ của một người tăng lên khi sử dụng công cụ lập bản đồ tư duy. Xmind là một trong những công cụ lập bản đồ và theo dõi dự án tiên tiến giúp tăng cường sáng tạo, quản lý dự án liền mạch và nhiều hơn nữa.

Các Thành Phần Chính Của Theo Dõi Dự Án Hiệu Quả Và Cách Xmind Có Thể Giúp

Bạn có thể cảm thấy việc theo dõi tiến độ của dự án có thể là một thách thức, nhưng không cần phải vậy nếu bạn biết bạn đang làm gì. Phần này sẽ cung cấp cho bạn các thành phần chính của theo dõi dự án, vì vậy nhóm của bạn biết bắt đầu từ đâu. Hơn nữa, chúng tôi sẽ đề cập đến công cụ lập bản đồ tư duy xuất sắc Xmind và cách nó có thể hỗ trợ người dùng trong quá trình theo dõi:

1. Đặt Mục Tiêu Rõ Ràng

Trước khi bắt đầu dự án, một công ty nên chủ yếu tập trung vào việc xác định các mục tiêu rõ ràng phù hợp với các mục tiêu của công ty. Nó có thể hướng dẫn nhóm của bạn trong suốt dự án về những gì cần ưu tiên, hướng đi nào cần đi và những khó khăn nào họ có thể gặp phải. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng mẫu theo dõi dự án của Xmind và sau đó đưa ra ý tưởng trong trung tâm động não của nó. Hơn nữa, tính năng AI Copilot của nó có thể tạo danh sách công việc cần làm theo mong muốn phù hợp với mục tiêu của bạn.

2. Kế Hoạch Giao Tiếp

Trong theo dõi dự án, có một đường giao tiếp rõ ràng giữa các thành viên là điều cần thiết để thực hiện suôn sẻ. Một kế hoạch giao tiếp có cấu trúc phác thảo mọi khía cạnh của dự án với nhóm mà không tạo hiểu lầm và trì hoãn. Bạn có thể hợp tác với các nhóm và các bên liên quan của bạn trong thời gian thực bằng cách sử dụng công cụ lập bản đồ tư duy. Nó cung cấp nhiều tùy chọn chia sẻ, như chia sẻ dự án qua liên kết hoặc email, có thể giữ cho phản hồi của mọi người được tổ chức.

3. Tạo Bản Đề Cương Theo Dõi Dự Án

Một yếu tố quan trọng khác của theo dõi nhóm hiệu quả là tạo ra một đề cương vững chắc vì nó đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ, thời hạn và sự phụ thuộc đều được tính đến. Với một đề cương rõ ràng, các trưởng nhóm có thể giám sát tiến độ mà không làm lộn xộn bất cứ điều gì. Các nhóm có thể sử dụng Xmind dễ dàng hơn nhờ khả năng trực giác của nó để di chuyển các nhiệm vụ, cập nhật ưu tiên và hơn thế nữa mà không làm gián đoạn toàn bộ cấu trúc. Bạn có thể sử dụng nhiều dấu và bộ đếm thời gian theo dõi để theo dõi mọi nhiệm vụ trong đề cương.

4. Thực Hiện Dự Án

Thực hiện dự án là bước mà nhóm của bạn cần phân nhánh từng nhiệm vụ trong đề cương thành các bước chi tiết hơn. Ngoài ra, đảm bảo rằng mọi thứ được phân bổ công bằng và các giới hạn tài nguyên và ngân sách đều được tính đến. Với Xmind, người dùng có thể tạo ra sơ đồ dòng công việc mà họ có thể theo dõi trong thời gian thực. Có rất nhiều mẫu theo dõi dự án mà bạn có thể tìm thấy trên công cụ này, có thể được trải rộng với nhiều tùy chọn tùy chỉnh.

5. Xem Xét Và Cải Tiến

Cuối theo dõi dự án, các nhà quản lý và các bên liên quan có thể lên lịch một cuộc họp xem xét với nhóm để chỉ ra các lỗi. Điều này tránh việc trì hoãn dự án và cho phép nhóm của bạn đưa ra những điều chỉnh mong muốn. Để làm điều đó, hãy sử dụng tính năng ghi chú và nhận xét của công cụ để chỉ ra vấn đề cho người phụ trách nhiệm vụ. Các nhà quản lý có thể thêm danh sách kiểm tra để họ điền khi hoàn thành.

Cách Xmind Giảm 34% Chu Kỳ Dự Án Cho Một Chiến Dịch Tiếp Thị

Trong các chiến dịch tiếp thị, mọi người phải đối mặt với hàng loạt thách thức khi xử lý chu kỳ dự án, như sự không nhất quán, thực hiện chậm chạp, và nhiều hơn thế. Để giải quyết hiệu quả những vấn đề như vậy, mọi người sử dụng công cụ quản lý dự án Xmind, một công cụ đã được chứng minh là giảm 34% chu kỳ dự án. Bây giờ, hãy xem xét các điểm khó khăn khác trong những thử thách mà các công ty tiếp thị phải đối mặt và tìm hiểu cách Xmind là giải pháp tối ưu.

Điểm Khó Khăn 1. Mục Tiêu Dự Án Không Rõ Ràng

Một trong những vấn đề phổ biến trong chu trình dự án là có những mục tiêu mơ hồ và không phù hợp với không có tuyến đường rõ ràng cho việc điều chỉnh ưu tiên. Do đó, để tránh những tầm nhìn không cần thiết trên dự án, sử dụng Xmind các mẫu theo dõi dự án và thiết kế khung tùy chỉnh. Chúng bao gồm các biểu đồ logic, bản đồ tư duy, khung xương và nhiều hơn nữa để cấu trúc mọi thứ một cách trực quan.

Điểm Khó Khăn 2. Lập Kế Hoạch Không Hiệu Quả

Lập kế hoạch dự án theo cách truyền thống không phải là cách tiếp cận hiệu quả cho một công ty vì nó dẫn đến quá hạn và các tiến độ và ngân sách không thực tế. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng công cụ lập bản đồ tư duy để sắp xếp mọi khía cạnh của dự án của bạn thành các mục tiêu rõ ràng, phạm vi, chi phí, nhiệm vụ và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, làm cho chúng dễ hiểu hơn bằng cách thêm các dấu chỉ và nhãn dán cá nhân.

Điểm Khó Khăn 3. Theo Dõi Không Nhất Quán

Các chiến dịch tiếp thị khác nhau dựa vào các cập nhật thủ công và các công cụ không đáng tin cậy để theo dõi tiến độ của dự án, dẫn đến sai sót. Nếu bạn không muốn gặp rắc rối này, hãy thử sử dụng các tính năng theo dõi của Xmind, như danh sách kiểm tra, cập nhật thời gian thực và nhiều tính năng khác.

Điểm Khó Khăn 4. Giao Tiếp Kém Hiệu Quả

Với một nhóm lớn cùng với các bên liên quan, thành viên và lãnh đạo, rất dễ để mất đường dây giao tiếp. Đó là lý do tại sao, để tránh những trì hoãn không cần thiết và hiểu lầm, hãy sử dụng công cụ này như một trung tâm giao tiếp chính. Tại đây, bạn có thể thực hiện theo dõi dự án với ghi chú, bình luận và các tùy chọn khác để đảm bảo thực hiện tốt chu kỳ dự án cuối cùng.

Vấn Đề 5. Vai Trò & Phân Bổ Nhiệm Vụ Lộn Xộn

Khi nhóm của bạn không biết chính xác vai trò của họ trong chu kỳ dự án là gì, nó có thể gây ra sự chồng chéo trách nhiệm, mất trách nhiệm và chậm trễ nhiệm vụ. Một trong những giải pháp tốt nhất là sử dụng công cụ Xmind cung cấp các template theo dõi dự án cho phép bạn tổチchuyền các vai trò và nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Vấn Đề 2. Lập Kế Hoạch Không Hiệu Quả

Lập kế hoạch dự án truyền thống không phải là cách tiếp cận hiệu quả cho một công ty vì nó dẫn đến việc bỏ lỡ các thời hạn và tạo ra các tiến độ và ngân sách không thực tế. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng công cụ lập bản đồ tư duy để tổ chức mọi khía cạnh của dự án của bạn thành các mục tiêu, phạm vi, chi phí, công việc và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, làm cho chúng dễ hiểu bằng cách thêm các ký hiệu và nhãn cá nhân.

Vấn Đề 3. Theo Dõi Không Nhất Quán

Các chiến dịch tiếp thị khác nhau dựa vào các cập nhật thủ công và các công cụ không đáng tin cậy để theo dõi tiến