Top 5 công cụ và mẹo quản lý thời gian để làm chủ quản lý nhiệm vụ vào năm 2025

Thế giới bận rộn ngày nay khiến việc cân bằng giữa công việc chuyên nghiệp và cuộc sống cá nhân trở nên rất khó khăn. Với những hạn chót và nhiệm vụ dày đặc, áp lực duy trì tổ chức thường dẫn đến stress. Nhiều người nhận thấy rằng quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng quan trọng giúp họ làm việc hiệu quả trong một lịch trình bận rộn.

Sự đa dạng của các ứng dụng quản lý thời gian có sẵn ngày nay chứng minh rằng cá nhân và nhóm đang vật lộn với cách họ sử dụng thời gian của mình. Những giải pháp này giảm bớt căng thẳng trong việc lập lịch trình, quản lý nhiệm vụ và theo dõi để mọi người có thể theo kịp trách nhiệm mà không phải hy sinh hiệu suất hay sức khoẻ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn qua một số nền tảng quản lý thời gian hiệu quả nhất, làm nổi bật các tính năng cụ thể của chúng để giúp bạn quản lý ngày của mình tốt hơn.

Tổng quan về các Ứng dụng và Công cụ Quản lý Thời gian Hàng đầu

Sau khi thảo luận về tầm quan trọng của việc sử dụng công cụ quản lý thời gian, đã đến lúc cân nhắc lựa chọn một công cụ phù hợp nhất với nhu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn. Phần này bao gồm một số công cụ tốt nhất chúng tôi đã lựa chọn dựa trên các tính năng khác nhau và tính dễ sử dụng:

1. Xmind AI

Đứng đầu danh sách, Xmind AI nổi bật là một lựa chọn tuyệt vời cho người dùng tìm kiếm giải pháp hiệu quả trong quản lý thời gian. Không chỉ trong bối cảnh cá nhân, mà nó cũng cực kỳ hữu ích trong việc quản lý các dự án kinh doanh bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc. Với tính năng lập bản đồ tư duy, người dùng có thể tổ chức các dự án một cách trực quan bằng cách phân thành các phần thông tin dễ quản lý.

Hơn nữa, Xmind AI cung cấp các mẫu có thể tùy chỉnh mà người dùng có thể sử dụng để tạo một ma trận quản lý thời gian. Người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh các mẫu bằng cách thêm hoặc loại bỏ các phần, điều chỉnh bố cục, và tùy biến chúng để phù hợp với quy trình công việc cụ thể. Ngoài ra, các nhà quản lý dự án có thể trình bày kế hoạch cho các bên liên quan và thành viên nhóm bằng chế độ trình bày, cho phép trình bày bản đồ tư duy của họ một cách chuyên nghiệp.

Các Tính năng Cơ bản

1. Hợp tác: Xmind AI cung cấp tính năng nhận xét cho phép người dùng mời các bên liên quan đóng góp vào việc lên kế hoạch thời gian. Ngoài ra, bạn có thể giao nhiệm vụ và chia sẻ quyền truy cập với những người cụ thể, cho phép điều phối liền mạch và phân công nhiệm vụ trong các kế hoạch quản lý thời gian của bạn.

2. Trợ lý tương tác: Được cung cấp bởi AI tiên tiến, trợ lý tương tác có thể tạo ra phân tích và phát triển ý tưởng trong các sơ đồ quản lý thời gian của bạn. Với tính năng theo yêu cầu, bạn có thể ngay lập tức truy cập vào các khuyến nghị tùy chỉnh, phân chia nhiệm vụ và chiến lược năng suất bất cứ khi nào cần thiết.

3. Biểu tượng và Nhãn dán cho Ưu tiên Nhiệm vụ: Để làm cho lịch trình thời gian của bạn trực quan và thông tin rõ ràng, công cụ quản lý thời gian tốt nhất này cung cấp các biểu tượng ưu tiên với số thứ tự để thể hiện mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ.

4. AI Giải thích: Tính năng này cho phép người dùng nhận các giải thích hoặc thông tin chi tiết tức thì do AI cung cấp dựa trên dữ liệu, nhiệm vụ hoặc truy vấn. AI có thể cung cấp giải thích bằng hơn 20 ngôn ngữ, phá vỡ rào cản ngôn ngữ và đảm bảo khả năng tiếp cận toàn cầu.

Ưu Điểm

• Bạn có thể chèn hình ảnh và liên kết vào các kế hoạch lịch trình để thêm thông tin và hướng dẫn thêm cho người xem.

• Bên cạnh quản lý thời gian, Xmind AI tạo ra Ma trận Quyết định để giúp đánh giá các lựa chọn kinh doanh và đưa ra những quyết định thông minh dựa trên tiêu chí trọng số.

• Xmind AI có tính năng To-Do-List, cho phép người dùng đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành để dễ theo dõi.

Các Trường Hợp Sử Dụng

• Các nhóm tiếp thị sử dụng Xmind AI để lập kế hoạch và điều phối các sự kiện ra mắt sản phẩm, trực quan hóa bố cục địa điểm, lịch trình và hành trình của người tham dự để thực hiện dễ dàng.

• Các nhóm CNTT có thể tối ưu hóa dòng công việc, quản lý tài liệu và tăng cường hợp tác, nâng cao hiệu quả và ra quyết định trong các dự án phức tạp.

Các Gói Giá

• Premium: $8.25 mỗi tháng

• Business: $10 mỗi tháng

2. Todoist

Là một trong những công cụ quản lý thời gian được sử dụng nhiều nhất, Todoist đảm bảo bạn đạt được một quy trình làm việc ngăn nắp. Với sự trợ giúp từ AI tích hợp, người dùng có thể sử dụng trợ lý ảo để quản lý nhiệm vụ và cải thiện hiệu quả. Hơn nữa, nó cho phép các nhóm làm việc cùng nhau bằng cách cho phép trưởng nhóm chỉ định nhiệm vụ. Todoist cũng đảm bảo hệ thống sao lưu tự động, vì vậy bạn không bỏ lỡ các nhắc nhở nhiệm vụ quan trọng.

Todoist đảm bảo bạn đạt được một quy trình làm việc ngăn nắp. Với sự trợ giúp của AI tích hợp, người dùng có thể sử dụng trợ lý ảo để quản lý công việc và nâng cao hiệu quả. Hơn nữa, nó cho phép các nhóm làm việc cùng nhau bằng cách cho phép trưởng nhóm chỉ định công việc. Todoist cũng đảm bảo một hệ thống sao lưu tự động, do đó bạn không bỏ lỡ các nhắc nhở nhiệm vụ quan trọng.

Các Tính năng Cơ bản

1. Người dùng có khả năng tùy chỉnh các nhắc nhở, cho phép kiểm soát những nhiệm vụ cần được ưu tiên theo mức độ khẩn cấp của chúng.

2. Một nhóm thành viên làm việc cùng nhau có thể để lại nhận xét trên các nhiệm vụ để đảm bảo mọi người đều thống nhất.

3. Bạn có thể chỉ định ngày và giờ cụ thể cho mỗi nhiệm vụ để tránh bỏ lỡ các hạn chót.

Ưu Điểm

• Khả năng của công cụ trong việc tổ chức các công việc và thời hạn ngay lập tức với tốc độ cao đảm bảo quy trình làm việc dễ dàng.

• Sử dụng nền tảng này, bạn có thể xem các công việc sắp tới trong lịch.

Các Trường Hợp Sử Dụng

• Các nhóm sử dụng Todoist để chỉ định và theo dõi các hạng mục công việc dự án cho các chiến dịch và dự án của họ.

• Chuyên gia kinh doanh sử dụng công cụ này để tổ chức và ưu tiên công việc hàng ngày bằng cách sử dụng nhãn và thời hạn.

Các Gói Giá

• Pro: $4/ người dùng/ tháng

• Business: $6/ người dùng/ tháng

3. Microsoft To Do

Microsoft To Do là một công cụ linh hoạt được thiết kế để hợp lý hóa việc quản lý nhiệm vụ bằng cách tạo ra các ma trận quản lý thời gian. Giao diện thân thiện với người dùng cho phép người dùng tạo và tổ chức nhiệm vụ thành các danh sách tùy chỉnh. Công cụ quản lý này thích ứng với các nhu cầu chuyên nghiệp với các tính năng như nhắc nhở về các nhiệm vụ định kỳ. Việc tích hợp liền mạch với Microsoft 365 làm tăng năng suất khi đồng bộ hóa các nhiệm vụ trên thiết bị và ứng dụng như Outlook và Teams.

Các Tính năng Cơ bản

1. Microsoft To Do bao gồm các danh sách thông minh được xây dựng sẵn như “My Day,” giúp người dùng tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu mỗi ngày.

2. Bạn có thể chia sẻ danh sách nhiệm vụ để hợp tác trong các dự án với thành viên trong nhóm.

3. Công cụ này cho phép người dùng tạo danh sách nhiệm vụ với bảng màu và biểu tượng cảm xúc theo ý muốn.

Ưu Điểm

• Các tính năng như nhắc nhở và nhiệm vụ định kỳ đảm bảo không bao giờ bỏ lỡ các hạn chót.

• Microsoft To Do cho phép người dùng quản lý nhiệm vụ ngay cả khi không có kết nối internet nhờ chế độ ngoại tuyến của nó.

Các Trường Hợp Sử Dụng

• Các nhóm làm việc từ xa sử dụng Microsoft To Do để duy trì tổ chức và quản lý nhiệm vụ ở các múi giờ khác nhau.

• Doanh nghiệp thường sử dụng công cụ này để chuyển đổi các dự án phức tạp thành các nhiệm vụ và giao chúng cho thành viên nhóm.

Các Gói Giá

• Microsoft 365 Family: 99.99 USD/năm

• Microsoft 365 Personal: 69.99 USD/năm

4. Trello

Trello là một công cụ quản lý thời gian trực quan nổi tiếng về sự đơn giản. Nền tảng này cung cấp cái nhìn rõ ràng về các dự án và nhiệm vụ, thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm. Trợ lý AI của nó, “Butler,” nhận ra các hành động lặp lại và đề xuất tự động hóa có thể được kích hoạt chỉ với một cú nhấp chuột. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng tính năng lọc nâng cao để tìm các công việc cụ thể.

Các Tính năng Cơ bản

1. Trello hỗ trợ sự hợp tác trong nhóm bằng cách cho phép người dùng thêm nhận xét và đề cập thành viên nhóm trong các thẻ.

2. Công cụ này sử dụng hệ thống bảng và thẻ trực quan để giúp đội nhóm tổ chức công việc.

3. Sau khi phân công nhiệm vụ, quản lý có thể thêm ngày hạn chót và thời gian biểu để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.

Ưu Điểm

• Bạn có thể xem chính xác khi nào các công việc của mình đã đến hạn bằng cách kiểm tra trên lịch.

• Người dùng có thể tạo danh sách công việc quản lý thời gian tùy chỉnh cho các dự án kinh doanh khác nhau bằng cách sử dụng các mẫu.

Các Trường Hợp Sử Dụng

• Cá nhân và chuyên gia kinh doanh sử dụng Trello để quản lý danh sách công việc cá nhân và đặt nhắc nhở để nâng cao năng suất.

• Trello giúp các đội tổ chức và theo dõi công việc dự án, chỉ định hạn chót, và theo dõi tiến độ trong một môi trường hợp tác.

Các Gói Giá

• Standard: $5/tháng

• Premium: $10/tháng

• Enterprise: $17.5/người dùng/tháng

5. RescueTime

Đây là một công cụ thông minh tiên tiến cho quản lý thời gian để theo dõi thời gian dành cho các công việc khác nhau trên các thiết bị điện tử. Nó hỗ trợ người dùng tối đa hóa hiệu quả đồng thời giảm thiểu sự lãng phí thời gian và đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Ứng dụng này cho phép người dùng thấy rõ mức độ sử dụng thời gian của mình, liệu cho công việc hiệu quả hay hoạt động giải trí.

Các Tính năng Cơ bản

1. Bạn có thể đặt mục tiêu hiệu suất và nhận cảnh báo để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng.

2. Để tận dụng tối đa RescueTime, người dùng có thể tải trợ lý để theo dõi hoạt động của họ chính xác.

3. RescueTime cũng cung cấp các cài đặt bảo mật để đảm bảo thông tin của bạn được bảo vệ.

Ưu Điểm

• Người quản lý có thể kéo thả các dự án vào các bảng thời gian để theo dõi nhanh và hiệu quả.

• Với tính năng lọc, bạn có thể tìm kiếm các dự án bất cứ lúc nào, giúp dễ dàng truy cập thông tin cụ thể.

Các Trường Hợp Sử Dụng

• Doanh nghiệp sử dụng RescueTime để theo dõi năng suất nhân viên, tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự xao lãng để nâng cao hiệu quả.

• Người dùng sử dụng nền tảng này để đặt các mục tiêu cụ thể, như hạn chế thời gian trên email hoặc tăng cường tập trung vào các dự án quan trọng.

Các Gói Giá

• Solo: $6.50/tháng

• Team: $6/người dùng/tháng

Điểm Tốt Nhất để Chọn Công cụ Quản lý Thời gian Phù hợp

Công cụ quản lý thời gian phù hợp có thể tạo ra sự ảnh hưởng lớn khi muốn duy trì năng suất với lịch làm việc của bạn. Hãy nhớ các tính năng sau khi chọn công cụ phù hợp với nhu cầu quản lý thời gian của bạn:

1. Xác định Nhu cầu Của Bạn: Trước khi bạn hoàn tất công cụ quản lý thời gian, luôn liệt kê nhu cầu và yêu cầu của bạn. Quyết định liệu bạn cần các tính năng cơ bản như tổ chức công việc hay muốn dựa vào chúng cho toàn bộ quản lý dự án của mình.

2. Tìm Kiếm các Tùy chọn Tùy chỉnh: Một công cụ quản lý thời gian đáng tin cậy nên cung cấp sự linh hoạt phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Cân nhắc các tùy chọn cung cấp khả năng tùy chỉnh nhiệm vụ và các yếu tố khác theo sở thích của bạn.

3. Tính năng Hợp tác: Nếu bạn làm việc trong một đội, luôn sử dụng các nguồn tài nguyên cung cấp tính năng hợp tác. Hợp tác, chẳng hạn như danh sách nhiệm vụ chia sẻ hoặc lịch đội nhóm, là rất quan trọng cho một quy trình làm việc hiệu quả.

4. Xem xét Khả năng Tích hợp: Chọn các công cụ tích hợp hiệu quả với các ứng dụng và nền tảng hiện có của bạn. Tích hợp liền mạch này cho phép người dùng tổ chức và lưu trữ tất cả các công việc của mình ở một nơi, tiết kiệm thời gian và công sức.

Nhu cầu Quản lý Thời gian Hiệu quả

Bây giờ chúng ta đã đề cập đến các ứng dụng quản lý thời gian và công cụ để cải thiện quản lý thời gian, hãy tập trung vào các mẹo thực tế có thể giúp bạn quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn:

1. Tập trung vào Kết quả: Điều quan trọng là phải ghi nhớ mục tiêu cuối cùng trong khi đặt các mục tiêu nhỏ để đạt thành công. Phân chia một mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn giúp bạn duy trì tổ chức và tập trung để đạt được bức tranh lớn hơn theo từng bước.

2. Thiết lập Ưu tiên: Thiết lập ưu tiên được cho là bước quan trọng nhất trong quản lý thời gian của bạn. Điều này giúp bạn phân loại các nhiệm vụ từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất và đảm bảo rằng các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu được hoàn thành trước.

3. Tuân thủ Hạn chót: Đặt hạn chót giúp bạn duy trì tiến độ và mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành khi bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

4. Tạo Lịch trình: Bằng cách tạo một lịch trình chi tiết, bạn có thể duy trì tổ chức và đảm bảo bạn đang theo dõi một con đường rõ ràng.

Cách Tối ưu hóa Quản lý Thời gian của Bạn với Xmind AI

Sau khi khám phá công cụ quản lý thời gian, hãy thảo luận về cách Xmind AI có thể tối ưu hóa quản lý thời gian của bạn hơn nữa.

Trường hợp điển hình: Hãy coi bạn đang quản lý một chiến dịch tiếp thị với nhiều nhiệm vụ, hạn chót và thành viên nhóm. Với Xmind AI, bạn có thể phân chia các dự án phức tạp thành các bước có thể quản lý, chỉ định trách nhiệm và trực quan hóa thời gian trong khi giữ vững trọng tâm vào các kết quả quan trọng. Thực hiện các bước này để sử dụng Xmind AI để quản lý thời gian hiệu quả và giữ cho chiến dịch của bạn đi đúng hướng:

Bước 1. Tiếp cận Xmind AI và Tạo Bản đồ Mới

Để quản lý thời gian, đăng nhập vào tài khoản Xmind AI của bạn để truy cập không gian làm việc chính. Nhấp vào nút “New Map” để mở cửa sổ “New Map” với các mẫu dựng sẵn dành cho quản lý thời gian.

Khi bạn đã truy cập cửa sổ “New Map,” lựa chọn một mẫu quản lý thời gian phù hợp với nhu cầu dự án của bạn. Hãy cân nhắc chọn một mẫu bảng nơi bạn có thể dễ dàng tổ chức nhiệm vụ, thiết lập hạn chót, ưu tiên hành động và chỉ định trách nhiệm.

Bước 2. Xác định và Thêm Nhiệm vụ vào Kế hoạch Chiến dịch của bạn

Sau khi mở mẫu, nhấn vào trong khối trên cùng của ma trận quản lý thời gian và nhập tên chủ đề là “Quản lý Thời gian.” Sau đó, loại bỏ bất kỳ văn bản không cần thiết hoặc các yếu tố đã điền trước trong mẫu. Sau đó, ở cột đầu tiên, nhấp đúp vào khối trên cùng và dán nhãn nó là “Nhiệm vụ.” Tiếp đó, nhấn vào trong từng ô để nhập từng nhiệm vụ liên quan đến chiến dịch.

Bước 3. Đặt Hạn chót Rõ ràng cho Mỗi Nhiệm vụ

Khi bạn hoàn thành việc thêm nhiệm vụ, di chuyển đến khối trên cùng của cột tiếp theo và gõ “Deadlines” để dán nhãn. Sau đó, đối với mỗi nhiệm vụ được liệt kê, đặt hạn chót rõ ràng bằng cách nhập ngày cụ thể mà nhiệm vụ nên được hoàn thành.

Bước 4. Chỉ định Ưu tiên để Đảm bảo Quản lý nhiệm vụ hiệu quả

Tiếp theo, di chuyển đến khối trên cùng của cột thứ ba và dán nhãn nó là “Priority.” Sau khi được dán nhãn, đến biểu tượng “Emoticon” trên thanh công cụ ở góc trên bên phải. Chọn các biểu tượng “Priority” để chỉ định cho từng nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp. Chỉ định các số ưu tiên cao cho các nhiệm vụ quan trọng như “Nghiên cứu Thị trường” và các ưu tiên thấp hơn cho các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn như “Theo dõi Hiệu suất.”

Bước 5. Chỉ định Thành viên và Vai trò cho Mỗi Nhiệm vụ

Sau khi chỉ định các ưu tiên, thêm một cột mới bằng cách nhấn vào biểu tượng “+” và dán nhãn nó là “Assigned To.” Chỉ định thành viên nhóm hoặc vai trò phù hợp cho từng nhiệm vụ trong danh sách. Chỉ cần nhấn vào khối tương ứng cho mỗi nhiệm vụ và nhập tên của thành viên nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nó.

Bước 6. Cập nhật Trạng thái của Mỗi Nhiệm vụ Thường xuyên

Sau khi bạn đã chỉ định vai trò và ưu tiên sử dụng công cụ quản lý thời gian này, thêm một cột cuối và dán nhãn là “Status.” Để cập nhật trạng thái của mỗi nhiệm vụ, nhấn vào biểu tượng “Emoticon” nằm ở thanh công cụ phía trên bên phải. Sau đó, chuyển đến phần “Nhiệm vụ” trong các tùy chọn biểu tượng cảm xúc. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các biểu tượng để thể hiện trạng thái của nhiệm vụ. Sử dụng biểu tượng đầy để thể hiện những nhiệm vụ đã hoàn thành, biểu tượng đầy một nửa để chỉ các nhiệm vụ đang tiến hành, hoặc biểu tượng dừng cho các nhiệm vụ đang chờ hoặc chưa bắt đầu.

Bước 7. Tham gia Các Bên Liên quan Để Đóng góp Ý kiến và Hợp tác

Sử dụng tính năng “Comment” từ thanh công cụ nổi dưới để cung cấp ý kiến đầu vào. Tiếp theo, kéo và đặt biểu tượng nhận xét vào nhiệm vụ hoặc chủ đề mà cần phản hồi. Sau đó, thêm suy nghĩ hoặc ý kiến của bạn trực tiếp vào nhiệm vụ cụ thể đó.

Bước 8. Tạo Thông tin chi tiết AI để Lập kế hoạch Dự án Nâng cao

Để hiểu bất kỳ khái niệm nào của thuật ngữ trong kế hoạch quản lý thời gian của bạn, nhấn vào nút tương ứng đó. Sau đó, nhấp vào biểu tượng “Copilot” trên thanh công cụ dưới. Chọn tính năng “Explain” từ menu xuất hiện, và AI sẽ tự động cung cấp một mô tả của khái niệm đó.

Bước 9. Xuất Kế hoạch Quản lý Thời gian Từ Xmind

Sau khi bạn đã hoàn thành ma trận quản lý thời gian của mình, đi tới biểu tượng “Hamburger” ở góc trên bên trái của giao diện. Từ menu xổ xuống, chọn “Export as” và sau đó chọn định dạng mong muốn từ menu phụ hiện ra.

Kết luận

Sau khi đọc toàn bộ bài viết về quản lý thời gian, chúng ta biết tầm quan trọng của việc phân bổ thời gian hợp lý để đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên nghiệp. Bằng cách sử dụng các công cụ quản lý thời gian như Xmind AI, người dùng có thể ưu tiên nhiệm vụ, thiết lập hạn chót, giao trách nhiệm và theo dõi tiến độ, cải thiện đáng kể khả năng quản lý thời gian của họ.