5 mẹo và thủ thuật hàng đầu của Xmind cho hợp tác từ xa

Làm việc từ xa là một xu hướng tăng tốc vào năm 2015, và năm nay nó trở lại với sự gia tăng đột ngột nhằm ứng phó với COVID-19.

XMind là một đội nhóm nhỏ nhưng linh hoạt, với các đồng nghiệp làm việc tại nhà và ở nước ngoài. Các cuộc họp trực tuyến diễn ra ở những nơi khác nhau, thậm chí ở múi giờ khác nhau. Làm thế nào để chúng ta cùng tiến tới với tốc độ đồng bộ và tối ưu hóa đồng nghiệp? Chúng tôi đã nói chuyện với một số đồng nghiệp và kết hợp với kinh nghiệm của 37Signals để có sự hợp tác từ xa hiệu quả hơn.

Làm việc từ xa mang lại lợi ích gì cho chúng ta?

Trước khi bắt đầu, hãy cùng nhìn gần hơn vào hai mặt của làm việc từ xa, và tại sao nó trở thành một lựa chọn với nhiều người ủng hộ hơn.

Đối với nhân viên, làm việc từ xa mang lại:

Thời gian di chuyển ít hơn nhưng lịch làm việc độc lập và linh hoạt;

Tiết kiệm chi phí thuê nhà và bạn có thể làm việc trong thành phố mình thích;

Đối với nhà tuyển dụng, làm việc từ xa mang lại:

Nhiều sự đa dạng về tài năng với các rào cản thấp hơn cho mở rộng địa lý;

Ít tốn kém và mất thời gian;

Tiến triển trong tính khả thi của đội nhóm;

Để tận dụng tối đa làm việc từ xa yêu cầu nhân viên phải chuyên nghiệp, cùng khả năng quản lý dự án, tiến độ định kỳ, thay vì phải giám sát liên tục.

Làm việc từ xa tại XMind là về Tính độc lập và Tự động cao cùng với kỹ năng giao tiếp và hợp tác mạnh mẽ. Đây là hai yếu tố cơ bản của cách làm việc từ xa tại XMind. (Bên cạnh đó, chúng tôi cũng mở cửa cho các vị trí làm việc từ xa, nhấn vào đây để kiểm tra.)

Sự trùng lặp thời gian thực cho công việc

Từ khóa: Giao tiếp không đồng bộ; Sự trùng lặp thời gian thực;

Giao tiếp không đồng bộ đề xuất rằng bạn không thể mong đợi phản hồi ngay sau khi gửi tin nhắn, và điều đó xảy ra thường xuyên trong xu hướng offshoring, và sự chậm trễ có thể dẫn đến sự hiểu lầm hoặc giao tiếp thêm và lặp lại.

Một trong những thất bại của làm việc từ xa là đa số các đội nhóm kết thúc bằng việc thực hiện nhiều công việc bù đắp để che đậy sự không hiệu quả dẫn đến từ độ lệch do thiếu sự hợp tác thời gian thực. Thiếu sự giao tiếp liên tục dẫn đến giờ làm thêm.

Sự trùng lặp thời gian thực cung cấp giải pháp cho giao tiếp không đồng bộ. Nó tạo ra một khoảng thời gian cụ thể cho sự hợp tác thời gian thực, và cho phép thành viên nhóm lên lịch trước thời gian thảo luận cá nhân và nhóm.

Lời khuyên & Mẹo từ XMind

Xác định và nhận diện vấn đề từ trong ra ngoài trước khi chọn công cụ và chiến lược. Đồng bộ hóa là rất cần thiết. Ví dụ, khi đối mặt với một vấn đề, bạn cần biết nguồn gốc của nó từ đâu, thay vì kéo đồng nghiệp vào phòng họp ngay lập tức. Nếu đó là vấn đề bên ngoài, hãy sửa chữa bên ngoài trước, sau đó cập nhật và xác nhận thông tin bên trong.

Tìm ra và xác nhận sự trùng lặp thời gian thực cho đội nhóm;

Thông báo cho toàn đội nếu một thành viên nghỉ phép trong ngày;

Không gian làm việc không bị phân tâm

Từ khóa: Không gian làm việc dành riêng; Ăn mặc phù hợp;

Hãy tưởng tượng làm việc tại bàn ăn, có nghĩa là mỗi khi ăn, bạn có thể cần đặt máy tính, sổ tay sang một bên, và đặt đồ ăn, dụng cụ ăn, sau đó dọn bàn và tiếp tục làm việc, lặp lại cho lần ăn tiếp theo.

Đó là lý do tại sao một không gian làm việc riêng là điều quan trọng. Wifi nhanh, một cái bàn chỉ dùng để làm việc, và ghế thoải mái làm gia tăng tâm trạng làm việc tốt hơn. Đây là một vài hình ảnh từ các đồng nghiệp của chúng tôi.

Làm việc từ xa đề xuất rằng bạn có thể ở trong phòng gần cả ngày, và mặc đồ ngủ có vẻ rất quyến rũ. Tuy nhiên, mặc thứ gì đó không phải để lên giường báo cho não bạn rằng đã đến lúc làm việc. Bạn có thể mặc áo thun, quần dài, áo hoodie, thậm chí mặc một chiếc váy cầu kỳ, nếu bạn nghĩ nó gia tăng năng suất của bạn. Ngoài ra, việc rất là kỳ lạ nếu một cuộc họp video xuất hiện, và bạn xuất hiện với bộ đồ ngủ.

Làm việc trên giường cũng dễ đưa bạn vào trạng thái buồn ngủ, nếu bạn không bị bệnh hoặc thức quá khuya, hãy chống lại sự quyến rũ của bất kỳ nơi nào cho phép bạn nằm xuống hoặc thư giãn khi bạn làm việc, đặc biệt là hầu hết mọi người ít trở nên năng suất hơn trên giường.

Lời khuyên & Mẹo của XMind

Chuyển đổi vai trò giúp bạn dễ dàng vào tâm trạng làm việc. Tôi không thể chịu được làm việc trong bộ đồ ngủ. Xin đừng đến gần bất cứ nơi nào bạn có thể nằm xuống. Dù thoải mái, và bạn thực sự dễ dàng buồn ngủ. Tạo một không gian làm việc riêng, với cơ sở hạ tầng tốt và để các sự sao nhãng qua một bên, chẳng hạn như trò chơi điện tử, mèo con và chó con, vv;

Giữ bàn làm việc của bạn gọn gàng, và đặt các vật dụng chỉ dùng cho công việc;

Đảm bảo Đội nhóm có cùng mục tiêu

Một trong những điểm quan trọng về hợp tác từ xa là sự phân công khối lượng công việc và thiết lập cột mốc quan trọng. Đội nhóm là về cùng chiến đấu với nhau. Khi nói đến sự phối hợp và phân công công việc, chúng ta sẽ phải nói về việc lên kế hoạch, giải thích và quản lý các nhiệm vụ khác nhau.

Theo sách Remote, nhà quản lý cần biết các nguồn lực để hoàn thành dự án, biết được các trì hoãn đang và có thể xảy ra, sáng tạo về các vấn đề quan trọng và có khả năng giải quyết các nhiệm vụ hiện tại, và phân công cho người phù hợp. Nhà quản lý cần đảm bảo vấn đề trong quy trình làm việc ít nhất có thể.

Cũng rất quan trọng để phá vỡ nhiệm vụ rõ ràng trong một dự án, cho phép thành viên biết tình hình và tiến độ, hiểu được họ đang ở đâu và đang làm gì, do đó, tăng cường sự tham gia và tự nhận thức rất đáng kể.

Tại XMind, Giám đốc Sản phẩm lên kế hoạch và liệt kê các tính năng sắp tới, các vấn đề cải tiến và lỗi cho các sản phẩm khác nhau mỗi quý và thông báo cho các phòng ban liên quan. Mỗi phòng ban lên kế hoạch, thảo luận về phiên bản sắp tới, và cung cấp phản hồi tương ứng, theo cách khác, mọi người có sự hiểu biết tốt hơn cả bên trong và bên ngoài của đội nhóm.

Tại việc thực hiện nhiệm vụ, một vòng kín hoàn chỉnh kết hợp với lập kế hoạch nhiệm vụ, thực hiện và phản hồi rất quan trọng. Các nhà quản lý sản phẩm sử dụng công cụ tài liệu trực tuyến để viết các tài liệu rõ ràng, tạo vấn đề trên GitLab, thiết lập cột mốc và thời hạn, và phân công nhiệm vụ cho các thành viên nhóm liên quan.

Khi một nhiệm vụ được hoàn thành, nó sẽ được chuyển cho người/đội nhóm tiếp theo tham gia trên GitLab. Đối với phần mã hóa, mã sẽ được gửi và xem xét trước khi tích hợp. Vòng kín rất rõ ràng và hiệu quả, và người tham gia rõ ràng về các nhiệm vụ hiện tại và sắp tới.

Lời khuyên & Mẹo của XMind:

Liệt kê tất cả các vấn đề, và giải quyết chúng tương ứng. Không quan trọng khi chúng có thể bị gạch đi. Chỉ cần tập trung làm một cái tại một thời điểm, và gạch chéo cái cuối cùng luôn làm tôi ngạc nhiên mỗi lần.

Một bước một lần. Tôi không phải là người thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, và thích hoàn thành công việc một cách tuần tự. Đối với tôi, tôi thích tách biệt giao tiếp và viết. Tôi tập trung khi tôi đang viết.

Đảm bảo mọi người trong đội nhóm có thông tin cần thiết;

Phân chia công việc, và phân công cho thành viên nhóm dựa trên điểm mạnh và điểm yếu;

Xác định cột mốc quan trọng cho đội nhóm;

Đảm bảo đội nhóm cùng mục tiêu, và đảm bảo đường dây giao tiếp luôn mở;

Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa

Từ khóa: Chuẩn bị; Tài liệu; Ưu tiên;

Chúng tôi đã nói về cách một sự trùng lặp thời gian thực giúp với giao tiếp không đồng bộ, và đảm bảo đội nhóm biết về vị trí của họ. Nhưng khi chuyển đến giao tiếp “thực”, có thể có một số phần cần bạn chú ý.

Chuẩn bị trước khi nói

Giao tiếp là về truyền đạt hoặc trao đổi thông tin, và một giao tiếp hiệu quả là khi người nói tổ chức ý tưởng rõ ràng và truyền đạt hoặc diễn tả thông tin với đầy đủ chi tiết.

Nói về việc tổ chức ý tưởng, đó chính là XMind: ZEN của chúng tôi. Trước cuộc họp, bạn có thể hình dung và tổ chức ý tưởng của mình trên XMind. Điều này giúp bạn duy trì tổ chức trong việc truyền đạt, và làm cho nội dung đủ rõ ràng để được hiểu.

Đây là một ví dụ về cách nhóm tiếp thị chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn với nhà thiết kế.

Xác định ưu tiên

Lập kế hoạch cho ngày hôm nay và xác định ưu tiên, sau đó tiến hành hành động tiếp theo. Sử dụng điện thoại hoặc công cụ giao tiếp thời gian thực khi xử lý các vấn đề khẩn cấp.

Lời khuyên & Mẹo của XMind

Kỹ thuật Pomodoro đang là kiểu của tôi những ngày này. Làm việc nửa giờ, nghỉ vài phút. Nó cho phép tôi tập trung hơn và giảm mỏi mắt.

Viết ra, hoặc tạo một sơ đồ tư duy cho cuộc thảo luận sắp tới trong cuộc họp nhóm. Đảm bảo mọi người nhận được và hiểu thông tin cần thiết;

Lưu ý đến giọng điệu và ngôn ngữ trong giao tiếp, đặc biệt khi gõ có thể dẫn đến sự hiểu lầm;

Một tài liệu viết cẩn thận giúp các thành viên đội nhóm hiểu rõ dự án;

Chúng tôi yêu thích các công cụ hỗ trợ (không chỉ XMind)

Giao tiếp hiệu quả đi kèm với các công cụ hỗ trợ, và chúng tôi muốn chia sẻ một số công cụ chúng tôi sử dụng trong công việc.

XMind: ZEN: báo cáo hàng tuần, phân chia nhiệm vụ và quản lý, thuyết trình.

Zoom: cuộc họp trực tuyến, chia sẻ màn hình;

GitLab: truy cập mã, cộng tác tài liệu, theo dõi và giải quyết lỗi;

Làm việc từ xa tốt hơn. Bạn không cô đơn.

XMind: ZEN (Máy tính để bàn & Di động) giảm giá 30% cho tất cả mọi người. Làm việc từ xa là một cơ hội và thử thách cho mỗi người. Chúng tôi mong rằng XMind có thể giúp bạn khám phá, duy trì và cải thiện năng suất của mình, dù bạn ở đâu.

Nhấn vào đây để chiến đấu với chúng tôi.