Tổng Quan Phiên Họp

Franco Masucci giải thích cách chuyển từ ý tưởng đến hành động bằng cách sử dụng sơ đồ tư duy và Xmind. Ông trình bày một phương pháp sáng tạo tách biệt thế giới ý tưởng khỏi thế giới hành động và chỉ ra cách các tính năng của Xmind hỗ trợ mỗi giai đoạn.

Phiên họp nhấn mạnh đến khả năng của Xmind trong việc tập trung thông tin, điều hướng các chế độ xem toàn cầu và chi tiết, theo dõi tiến độ với các đánh dấu và nhiệm vụ, cũng như sử dụng mẫu và cộng tác để nhanh chóng đưa ra quyết định và giảm căng thẳng. Sơ đồ tư duy và Xmind được trình bày như các công cụ thực tiễn để tổ chức hàng ngày.

Bạn Sẽ Học Được

• Cách áp dụng phương pháp sáng tạo: phát sinh, cấu trúc, xác thực.

• Cách tập trung tệp và ghi chú trong Xmind bằng cách sử dụng ghi chú, ghi âm, tệp đính kèm, và liên kết.

• Cách theo dõi và ưu tiên công việc bằng cách sử dụng đánh dấu, thang ưu tiên 3 cấp độ đơn giản, và 2 cấp độ khẩn cấp.

• Cách sử dụng ô kiểm tra nhiệm vụ, thẻ, và vòng tròn tiến độ của Xmind để theo dõi nhiệm vụ nhẹ nhàng.

• Cách chọn mẫu tổ chức: sơ đồ công việc, thời gian biểu (tuần/tháng), ma trận ưu tiên, hoặc trạng thái nhiệm vụ kiểu Kanban.

Quy Trình Làm Việc Nhìn Qua

• Ghi nhanh ý tưởng vào nhánh Hộp Thư để tránh rối loạn tinh thần.

• Chạy phương pháp sáng tạo: động não (phát sinh) -> cấu trúc các nhánh -> xác thực và gắn thẻ ưu tiên.

• Làm giàu các nhánh với ghi chú, ghi âm, tệp đính kèm, và liên kết đến thư mục cục bộ hoặc các trang web để truy cập nhanh chóng.

• Gán các đánh dấu, thẻ hoặc nhiệm vụ Xmind và sử dụng bộ lọc, mở/đóng nhánh, hoặc cộng tác Xmind Works để thực thi và trình bày.

Mẹo Chuyên Nghiệp

• Hạn chế đánh dấu: sử dụng ba cấp độ ưu tiên và hai cờ khẩn cấp để bảng điều khiển luôn rõ ràng.

• Sử dụng chủ đề Hộp Thư để trì hoãn ghi nhanh và phân loại sau.

• Ưu tiên ô kiểm tra nhiệm vụ cho các nhóm công việc nhỏ; sử dụng thẻ cho các siêu dữ liệu ngắn như ngày đến hạn hoặc nguồn lực.

• Đóng và mở các nhánh để nhanh chóng chuyển đổi giữa cái nhìn tổng quan và tập trung vào chi tiết.

Dành Cho Ai

Các đội nhóm, người dẫn dự án, tư vấn viên, và những người làm việc tri thức cần một hệ thống hình ảnh duy nhất để thu thập ý tưởng, cấu trúc dự án, ưu tiên công việc và cộng tác từ xa sẽ hưởng lợi từ Xmind và quy trình sơ đồ tư duy được trình bày.

Tài Nguyên Được Đề Cập

• Xmind

• Xmind Works (hỗ trợ cộng tác với Google Drive)

• Tài liệu PDF về phương pháp sáng tạo và sơ đồ/mẫu có thể tải về được đề cập trong phiên họp

• Mẫu cho sơ đồ công việc, lập kế hoạch tuần/tháng, ma trận ưu tiên, và trạng thái kiểu Kanban