13.03.2020
Xmind's Top 5 Tipps und Tricks für die Zusammenarbeit aus der Ferne
Remote-Arbeit war ein beschleunigter Trend im Jahr 2015, und in diesem Jahr ist sie mit einem plötzlichen Anstieg als Reaktion auf COVID-19 zurück.
Xmind ist ein kleines, aber agiles Team, mit Kollegen, die sowohl zu Hause als auch im Ausland arbeiten. Online-Meetings finden an verschiedenen Orten und sogar in verschiedenen Zeitzonen statt. Wie können wir gemeinsam im gleichen Tempo vorankommen und das Beste aus den Kollegen herausholen? Wir haben mit mehreren Kollegen gesprochen und die Erfahrung von 37Signals genutzt, um eine effektivere remote Zusammenarbeit zu erreichen.
Wie profitiert Remote-Arbeit uns?
Bevor wir damit beginnen, werfen wir einen genauen Blick auf beide Seiten der Remote-Arbeit und warum sie eine Option mit mehr Unterstützern wird.
Für Mitarbeiter bringt Remote-Arbeit:
Weniger Pendelzeit, aber einen unabhängigen und flexiblen Arbeitsplan;
Ein Einsparen von Miete und die Möglichkeit, in der Stadt zu arbeiten, die einem gefällt;
Für Arbeitgeber bringt Remote-Arbeit:
Mehr Vielfalt an Talenten mit geringeren Barrieren für geografische Erweiterungen;
Kostengünstiger und weniger zeitaufwändig;
Eine Verbesserung der Bedienbarkeit des Teams;
Das Beste aus der Remote-Arbeit zu machen, erfordert von den Mitarbeitern Professionalität, mit der Fähigkeit des Projektmanagements, periodischen Fortschritten, anstatt Babysitting.
Remote-Arbeit bei Xmind bedeutet hohe Unabhängigkeit und Eigenmotivation zusammen mit sowohl starken Kommunikations- als auch Kollaborationsfähigkeiten. Diese 2 Elemente sind die Grundlagen dafür, wie die Remote-Arbeit bei Xmind läuft. (Außerdem sind wir auch offen für Remote-Positionen, klicken Sie hier, um zu prüfen.)
Ein Echtzeit-Überschneiden für die Arbeit
Schlüsselwort: Asynchrone Kommunikation; Echtzeit-Überschneiden;
Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass man nach dem Versenden einer Nachricht nicht mit einer sofortigen Antwort rechnen kann, und das passiert ständig Offshore, und die Zeitverzögerung kann zu Missverständnissen oder zusätzlicher und wiederholter Kommunikation führen.
Einer der Fehler bei Remote-Arbeit ist, dass die Mehrheit der Teams viel Nachholarbeit leisten muss, um die Ineffizienz abzudecken, die sich aus Abweichungen aufgrund des Mangels an Echtzeit-Kollaboration ergibt. Der Mangel an ständiger Kommunikation führt zu zusätzlichen Arbeitsstunden.
Ein Echtzeit-Überschneiden bietet eine Lösung für asynchrone Kommunikation. Es bietet einen bestimmten Zeitraum für Echtzeit-Kollaboration und ermöglicht den Teammitgliedern, einen Zeitplan für persönliche und Gruppendiskussionen vorab zu vereinbaren.
Worte & Tipps von Xmind
Definieren und identifizieren Sie Probleme von innen nach außen, bevor Sie Werkzeuge und Strategien auswählen. Synchronisation ist entscheidend. Zum Beispiel, wenn es um ein Problem geht, müssen Sie wissen, woher es kommt, anstatt Kollegen gleich in den Besprechungsraum zu ziehen. Wenn es ein externes Problem ist, beheben Sie zuerst das Externe und aktualisieren und bestätigen dann die internen Informationen.
Finden Sie das Echtzeit-Überschneiden für das Team heraus und bestätigen Sie es;
Informieren Sie das gesamte Team, falls ein Mitglied für den Tag eine Auszeit nimmt;
Ablenkungsfreier Arbeitsbereich
Schlüsselwort: Dedizierter Arbeitsbereich; Angemessen kleiden;
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Esstisch, das bedeutet, dass Sie jedes Mal, wenn Sie essen, möglicherweise Ihren Computer, Ihre Notizbücher wegräumen und das Essen, Besteck aufstellen müssen, danach den Tisch aufräumen und die Arbeitsmaterialien wieder zurückstellen, und das bei jeder nächsten Essenszeit wiederholen.
Deshalb ist ein dedizierter Arbeitsbereich so wichtig. Schnelles WLAN, ein Tisch, der nur für die Arbeit gedacht ist, und ein bequemer Stuhl bedeuten eine bessere Arbeitsstimmung. Dies sind einige Bilder von unseren Kollegen.
Remotearbeit bedeutet, dass Sie fast den ganzen Tag im Raum bleiben können, und es scheint wirklich verlockend, im Schlafanzug zu arbeiten. Allerdings signalisiert etwas zu tragen, das nicht für das Bett gedacht ist, Ihrem Gehirn, dass es Zeit für die Arbeit ist. Sie können T-Shirts, Hosen, Kapuzenpullis oder sogar ein schickes Kleid anziehen, wenn Sie glauben, dass es Ihre Produktivität steigert. Außerdem wäre es super peinlich, wenn plötzlich ein Videomeeting aufkommt und Sie im Schlafanzug erscheinen.
Auch das Arbeiten im Bett bringt Sie leicht in eine schläfrige Stimmung, wenn Sie nicht krank sind oder zu spät aufbleiben, widerstehen Sie dem Drang an jedem Ort zu arbeiten, der es Ihnen ermöglicht, sich hinzulegen oder zu entspannen, insbesondere da die meisten Menschen selten im Bett produktiver werden.
Worte & Tipps von Xmind
Ein Rollenwechsel hilft Ihnen dabei, schnell in die Arbeitsstimmung zu kommen. Ich kann es nicht ertragen, im Schlafanzug zu arbeiten. Halten Sie sich von jedem Ort fern, an dem Sie sich hinlegen können. Obwohl bequem, werden Sie wirklich leicht schläfrig. Bauen Sie einen dedizierten Arbeitsbereich auf, mit guter Infrastruktur und halten Sie Ablenkungen wie Videospiele, Katzen und Hunde, usw. fern;
Halten Sie Ihren Tisch ordentlich und stellen Sie nur Arbeitsmaterialien;
Stellen Sie sicher, dass das Team auf dem gleichen Stand ist
Einer der wichtigen Punkte bei der remote Zusammenarbeit ist die Aufteilung der Arbeitsbelastung und das Festlegen von Meilensteinen. Teamarbeit bedeutet, gemeinsam zu kämpfen. Wenn es um Koordination und die Aufteilung der Arbeitsbelastung geht, müssen wir über Planung, Zerlegung und Management verschiedener Aufgaben sprechen.
Laut dem Buch Remote muss der Manager die Ressourcen kennen, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind, wissen, was und wo die Verzögerungen sind und möglicherweise auftreten, kreativ bei Schlüsselthemen sein und in der Lage sein, die aktuelle Aufgabe zu zerlegen, und sie der richtigen Person zuzuweisen. Der Manager muss sicherstellen, dass es so wenige Probleme im Arbeitsablauf wie möglich gibt.
Es ist auch wichtig, die Aufgabe in einem Projekt klar zu unterteilen, damit die Mitglieder die Situation und den Fortschritt kennen, verstehen, was und wo sie sind, und so die Teilnahme und Selbstanerkennung erheblich erhöhen.
Bei Xmind plant und listet der Produktdirektor kommende Features, Verbesserungen und Fehler für verschiedene Produkte jedes Quartals und informiert die beteiligten Abteilungen. Jede Abteilung macht Pläne, diskutiert über kommende Versionen und gibt entsprechend Feedback, auf diese Weise hat jeder ein besseres Verständnis sowohl von den internen als auch externen Teamprozessen.
Bei der Durchführung der Aufgaben ist eine vollständige und geschlossene Schleife verbunden mit Aufgabenplanung, Ausführung und Feedback bedeutend. Produktmanager verwenden Online-Dokumentationstools, um Dokumente klar zu schreiben, Probleme auf GitLab zu erstellen, Meilensteine und Fristen zu setzen und Aufgaben an die relevanten Teammitglieder zuzuweisen.
Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie an die nächste beteiligte Person oder das Team auf GitLab weitergeleitet. Was das Codieren betrifft, wird der Code eingereicht und vor dem Zusammenführen überprüft. Die Schleife ist klar und effizient, und die Teilnehmer sind sich über aktuelle und kommende Aufgaben im Klaren.
Worte & Tipps von Xmind:
Listen Sie alle Probleme auf und lösen Sie sie entsprechend. Es spielt keine Rolle, wann sie abgehakt werden können. Konzentrieren Sie sich einfach darauf, eins nach dem anderen zu erledigen, und das letzte abzuhaken überwältigt mich jedes Mal.
Schritt für Schritt. Ich bin keine Multitasking-Person und ziehe es vor, Dinge eins nach dem anderen zu erledigen. Für mich möchte ich gerne Kommunikation und Schreiben trennen. Ich bin konzentriert, wenn ich schreibe.
Stellen Sie sicher, dass jeder im Team die erforderlichen Informationen hat;
Zerlegen Sie die Aufgaben, und weisen Sie sie den Teammitgliedern basierend auf Stärken und Schwächen zu;
Definieren Sie kritische Meilensteine für das Team;
Stellen Sie sicher, dass das Team auf dem gleichen Stand ist, und gewährleisten Sie, dass die Kommunikationswege immer offen sind;
Effektive Kommunikation ist der Schlüssel
Schlüsselwort: Vorbereitung; Dokumentation; Priorität;
Wir haben darüber gesprochen, wie ein Echtzeit-Überschneiden bei asynchroner Kommunikation hilft und sicherstellt, dass das Team über seinen aktuellen Stand Bescheid weiß. Aber wenn es zur „echten“ Kommunikation kommt, gibt es vielleicht einige Teile, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen.
Bereiten Sie sich vor, bevor Sie sprechen
Kommunikation bedeutet das Vermitteln oder Austauschen von Informationen, und eine effektive Kommunikation ist, dass ein Sprecher die Ideen klar organisiert und die Informationen vollständig und detailliert ausdrückt.
Wenn es darum geht, Ideen zu organisieren, ist das XMind: ZEN‘s Markenzeichen. Vor dem Meeting können Sie Ihre Ideen auf Xmind visualisieren und organisieren. Dies hilft Ihnen, organisiert in der Präsentation zu bleiben und den Inhalt klar genug zu gestalten, um verstanden zu werden.
Das ist ein Beispiel dafür, wie das Marketing ein Interview mit dem Designer vorbereitet.
Priorität festlegen
Machen Sie einen Plan für heute und legen Sie eine Priorität fest, dann ergreifen Sie weitere Maßnahmen. Verwenden Sie Telefone oder Echtzeit-Kommunikations-Tools, wenn Sie mit dringenden Problemen zu tun haben.
Worte & Tipps von Xmind
Der Pomodoro-Technik ist derzeit mein Favorit. Eine halbe Stunde arbeiten, dann eine kurze Pause machen. Es ermöglicht mir, mich besser zu konzentrieren und meine Augen zu entspannen.
Schreiben Sie es nieder oder erstellen Sie eine Mindmap für die kommende Diskussion im Gruppentreffen. Stellen Sie sicher, dass alle die erforderlichen Informationen erhalten und verstehen;
Achten Sie auf Ihren Ton und die Wortwahl bei der Kommunikation, insbesondere beim Tippen, da dies zu Missverständnissen führen kann;
Eine sorgfältig geschriebene Dokumentation hilft Ihren Teammitgliedern, das Projekt von innen und außen zu verstehen;
Wir lieben die Hilfswerkzeuge (nicht nur XMind)
Effektive Kommunikation erfordert Hilfswerkzeuge, und wir würden gerne einige Tools teilen, die wir in unserer Arbeit verwenden.
Xmind: ZEN: Wochenbericht, Aufschlüsselung und Management von Aufgaben, Präsentationen.
Zoom: Online-Meeting, Bildschirmfreigabe;
GitLab: Codeverwaltung, Dokumentenzusammenarbeit, Bug-Tracking und -Lösung;
Remote-Besser. Du bist nicht allein.
XMind: ZEN (Desktop & Mobil) bietet 30% Rabatt für jedermann. Remote-Arbeit ist eine Chance und eine Herausforderung für jeden. Wir wünschen, dass Xmind Ihnen helfen kann, Ihre Produktivität zu entdecken, zu erhalten und zu verbessern, egal wo Sie sind.
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