Xmind AI

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách sử dụng Xmind AI để chuyển đổi từ những suy nghĩ rời rạc, dàn ý thô hoặc sơ đồ tư duy hiện có sang cấu trúc rõ ràng hơn và các bước hành động tiếp theo khả thi hơn — tất cả đều nằm trong quy trình vẽ sơ đồ tư duy của bạn.

1. Xmind AI trong sơ đồ tư duy của bạn là gì?

Xmind AI là một trợ lý AI được tích hợp trực tiếp vào sơ đồ tư duy của bạn. Nó có thể hiểu sơ đồ bạn đang làm việc, hỗ trợ bạn tạo và tinh chỉnh cấu trúc, tương tác với các chủ đề được chọn, tìm kiếm thông tin, phân tích tệp và liên kết, cập nhật trên toàn bộ sơ đồ, và chuyển đổi các sơ đồ đã hoàn thành thành tài liệu cho các công cụ như Notion.

Thay vì phải chuyển đổi qua lại giữa các tab trình duyệt, tệp và sơ đồ tư duy của bạn, bạn có thể làm việc trực tiếp với Xmind AI ngay trong quy trình vẽ sơ đồ của mình.

2. Làm thế nào để bắt đầu cuộc trò chuyện với Xmind AI?

2.1 Mở bảng chatbot

Mở một sơ đồ tư duy trong Xmind, sau đó nhấp vào nút Xmind AI ở góc trên bên trái bên cạnh tiêu đề sơ đồ. Chatbot sẽ xuất hiện bên cạnh sơ đồ của bạn, giúp bạn có thể vừa xem cấu trúc vừa đưa ra hướng dẫn cùng một lúc.

Xmind AI hoạt động với trang tính (sheet) hiện tại bạn đang xem. Nếu bạn muốn AI làm việc trên một sơ đồ cụ thể, hãy chuyển sang trang tính đó trước. Nó có thể đọc cấu trúc sơ đồ của bạn, hiểu các chủ đề được chọn, thêm nội dung mới, chỉnh sửa các nhánh hiện có, điều chỉnh bố cục và chủ đề hoặc tạo một sơ đồ mới theo yêu cầu của bạn.

2.2 Chọn chế độ phản hồi (Response Mode)

Xmind AI cung cấp các chế độ phản hồi khác nhau cho các mức độ phức tạp khác nhau.

• Nhanh (Quick): Câu hỏi đơn giản, câu trả lời ngắn, thêm nhanh, chỉnh sửa nhẹ nhàng.

• Cân bằng (Balanced): Tạo, chỉnh sửa, mở rộng và tái cấu trúc sơ đồ hàng ngày.

• Sâu (Deep): Phân tích phức tạp, nghiên cứu chuyên sâu, suy luận nhiều bước và kết quả hoàn chỉnh hơn.

Khuyên dùng:

• Sử dụng Quick khi bạn cần phản hồi nhanh.

• Sử dụng Balanced cho hầu hết các tác vụ vẽ sơ đồ tư duy hàng ngày.

• Sử dụng Deep khi tác vụ yêu cầu suy luận sâu hơn, nghiên cứu hoặc cấu trúc chi tiết hơn.

2.3 Ba cách để bắt đầu công việc với Xmind AI

• Làm việc với sơ đồ tư duy trống: Bắt đầu từ một chủ đề, câu lệnh (prompt), dàn ý hoặc ý tưởng.

• Làm việc với sơ đồ tư duy hiện tại: Bạn có thể yêu cầu Xmind AI hiểu, cải thiện, mở rộng hoặc cập nhật sơ đồ bạn đang xem.

• Làm việc chính xác hơn với các chủ đề được chọn: Chọn một hoặc nhiều chủ đề, sau đó yêu cầu Xmind AI thực hiện trên phần cụ thể đó của sơ đồ.

3 Bạn có thể làm gì với Xmind AI trong sơ đồ tư duy của mình?

Là đối tác tư duy đồng hành của bạn trong Xmind, Xmind AI có thể giúp bạn hiểu sơ đồ của mình, tạo và chỉnh sửa nội dung, điều chỉnh cấu trúc lẫn chủ đề giao diện, v.v. Các phần sau đây giới thiệu một vài cách sử dụng phổ biến. Bạn có thể yêu cầu Xmind AI làm việc với sơ đồ bằng ngôn ngữ tự nhiên và tự khám phá thêm nhiều quy trình làm việc khác.

3.1 Đặt câu hỏi về sơ đồ của bạn

Xmind AI có thể xem xét sơ đồ hiện tại và trả lời các câu hỏi dựa trên cấu trúc của nó. Nó có thể giải thích một nhánh, tóm tắt ý chính, xác định thông tin còn thiếu hoặc gợi ý những gì cần cải thiện tiếp theo. Điều này hữu ích khi bạn muốn xem lại sơ đồ trước khi chỉnh sửa, hiểu một cấu trúc phức tạp hoặc quyết định hướng cải thiện tiếp theo.

Bạn có thể làm gì:

• Đặt các câu hỏi kiến thức liên quan đến sơ đồ của bạn.

• Yêu cầu Xmind AI giải thích một chủ đề hoặc một nhánh.

• Hỏi xem đang thiếu thông tin gì.

• Hỏi xem cấu trúc hiện tại đã rõ ràng chưa.

• Xin gợi ý trước khi thực hiện các thay đổi.

• Đặt câu hỏi dựa trên các tài liệu bên ngoài, chẳng hạn như liên kết hoặc tệp.

💡Chú ý: Bạn có thể bật Chế độ thảo luận (Discussion Mode) khi muốn đặt câu hỏi hoặc nhận gợi ý mà không làm thay đổi sơ đồ.

3.2 Tạo sơ đồ mới từ một ý tưởng

Bạn có thể bắt đầu với một sơ đồ trống và yêu cầu Xmind AI chuyển đổi nó thành một sơ đồ tư duy hoàn chỉnh từ một ý tưởng sơ khai hoặc các tệp được tải lên.

Nếu trang hiện tại là một mẫu trống, Xmind AI có thể thay thế nó bằng sơ đồ mới được tạo. Nếu sơ đồ hiện tại của bạn đã có nội dung, Xmind AI có thể tạo một trang tính (sheet) mới cho sơ đồ mới đó.

3.3 Cải thiện sơ đồ của bạn thông qua trò chuyện

Khi đã có sơ đồ, bạn có thể tiếp tục phát triển nó thông qua trò chuyện. Xmind AI có thể giúp bạn thêm các chủ đề còn thiếu, mở rộng một nhánh, viết lại tiêu đề chủ đề, loại bỏ nội dung trùng lặp hoặc sắp xếp lại các phần của sơ đồ.

Điều này hữu ích khi sơ đồ của bạn có cấu trúc thô nhưng vẫn cần thêm chi tiết, từ ngữ rõ ràng hơn hoặc tổ chức tốt hơn.

Bạn có thể yêu cầu Xmind AI thực hiện các thay đổi trực tiếp trên sơ đồ hiện tại. Nếu muốn Xmind AI tập trung vào một phần của sơ đồ, trước tiên hãy chọn chủ đề đó rồi gọi nó là “chủ đề này”, “nhánh này” hoặc “phần này”.

Bạn có thể yêu cầu Xmind AI:

• Thêm chủ đề, chủ đề phụ hoặc chủ đề nhánh nhỏ nhất.

• Xóa các chủ đề hoặc nhánh không cần thiết.

• Đổi tên chủ đề.

• Di chuyển nhánh đến vị trí tốt hơn.

• Mở rộng các chủ đề hiện có với nhiều chi tiết hơn.

• Gộp các ý tưởng trùng lặp.

• Viết lại các tiêu đề chủ đề quá dài.

• Sắp xếp một nhánh thành các giai đoạn, danh mục hoặc dạng ma trận.

💡Chú ý: Nếu bạn không hài lòng với các thay đổi, hãy nhấp vào Hoàn tác (Undo) để khôi phục sơ đồ về trạng thái trước đó.

3.4 Đưa thông tin nghiên cứu và nguồn vào sơ đồ của bạn

Khi sơ đồ của bạn cần thêm thông tin, Xmind AI có thể giúp bạn thu thập và tổ chức các nguồn bên ngoài. Nó có thể tìm kiếm trực tuyến, đọc các liên kết, phân tích các tệp, trích xuất thông tin từ hình ảnh và chuyển đổi các phát hiện chính thành cấu trúc sẵn sàng cho sơ đồ.

Điều này rất hữu ích cho nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh, ghi chú học tập, chuẩn bị dự án, lập kế hoạch nội dung và bất kỳ quy trình làm việc nào mà thông tin bên ngoài cần trở thành một phần trong sơ đồ của bạn.

Tìm kiếm trực tuyến và thêm các phát hiện

Bạn có thể yêu cầu Xmind AI nghiên cứu một chủ đề trực tuyến. Nó có thể thu thập thông tin liên quan, hiển thị các nguồn trong cuộc trò chuyện và sắp xếp các phát hiện thành các nhánh.

Bạn có thể chọn xem trước các phát hiện trước, hoặc yêu cầu Xmind AI thêm trực tiếp chúng vào sơ đồ của bạn.

Đọc liên kết, video, tệp và hình ảnh

Bạn cũng có thể cung cấp cho Xmind AI các tài liệu bên ngoài, chẳng hạn như trang web, liên kết YouTube, tài liệu, ảnh chụp màn hình hoặc hình ảnh. Xmind AI có thể trích xuất các điểm chính và giúp chuyển chúng thành một sơ đồ mới hoặc thêm chúng vào sơ đồ hiện tại của bạn.

3.5 Chuyển sơ đồ của bạn thành kế hoạch dự án

Nếu sơ đồ của bạn biểu thị một dự án, Xmind AI có thể giúp biến các ý tưởng thành nhiệm vụ và làm cho cấu trúc có tính hành động cao hơn. Nó có thể chuyển đổi các chủ đề thành các công việc, tổ chức công việc theo các giai đoạn, thêm mức độ ưu tiên, xác định các mối quan hệ phụ thuộc và chuyển đổi cấu trúc dự án thành một dòng thời gian. Bạn cũng có thể yêu cầu nó xóa tất cả các nhiệm vụ chỉ bằng một câu lệnh.

Điều này đặc biệt hữu ích cho việc lập kế hoạch dự án, ra mắt sản phẩm, lập kế hoạch sự kiện, kế hoạch học tập, sản xuất nội dung và cộng tác nhóm.

3.6 Thực hiện cập nhật trên toàn bộ sơ đồ

Với các sơ đồ lớn hơn, việc chỉnh sửa thủ công từng chủ đề có thể mất nhiều thời gian. Xmind AI có thể giúp bạn thực hiện các thay đổi trên toàn sơ đồ, chẳng hạn như tái cấu trúc sơ đồ, thay đổi phong cách trực quan, dịch sơ đồ hoặc làm cho các tiêu đề chủ đề trở nên nhất quán hơn.

Điều chỉnh cấu trúc sơ đồ

Sử dụng Xmind AI khi sơ đồ của bạn có cảm giác lộn xộn, lặp đi lặp lại, quá phẳng hoặc khó theo dõi. Nó có thể sắp xếp lại các nhánh, gộp các ý tưởng trùng lặp, chia nhỏ các phần lớn, bổ sung các phân cấp còn thiếu hoặc thay đổi sơ đồ sang một cấu trúc phù hợp hơn.

Điều chỉnh chủ đề (theme) của sơ đồ

Sử dụng Xmind AI khi bạn muốn sơ đồ trông gọn gàng hơn, chuyên nghiệp hơn hoặc phù hợp hơn để thuyết trình.

Thay đổi ngôn ngữ sơ đồ

Xmind AI có thể dịch toàn bộ sơ đồ hoặc các phần được chọn. Bạn có thể giữ nguyên cấu trúc cũ và lưu bản dịch dưới dạng một trang tính mới.

3.7 Gửi sơ đồ của bạn đến Notion

Khi sơ đồ của bạn đã sẵn sàng, Xmind AI có thể giúp chuyển đổi nó thành một tài liệu cho các công cụ như Notion, để công việc của bạn có thể tiếp tục phát triển xa hơn sơ đồ tư duy.

Trước khi sử dụng tính năng này, hãy kết nối tài khoản Notion của bạn trước:

1️⃣ Mở mục Thêm (More).

2️⃣ Đi tới Bộ kết nối (Connector).

3️⃣ Kết nối tài khoản Notion của bạn.

4️⃣ Quay lại Xmind AI và yêu cầu nó tạo một tài liệu sẵn sàng cho Notion từ sơ đồ của bạn.

Xmind AI có thể tạo một tài liệu dựa trên cấu trúc sơ đồ của bạn, giúp công việc của bạn chuyển từ tư duy cấu trúc sang viết lách, cộng tác hoặc bàn giao.

3.8 Đặt câu hỏi về cách sử dụng Xmind

Khi bạn có câu hỏi liên quan đến sản phẩm, bạn cũng có thể yêu cầu Xmind AI trợ giúp. Xmind AI sẽ tìm kiếm trong hướng dẫn sử dụng chính thức của chúng tôi và cung cấp câu trả lời dựa trên tài liệu đó.

Ví dụ, nếu bạn không chắc chắn cách thêm một nhiệm vụ, thay đổi bố cục hoặc sử dụng một tính năng cụ thể, bạn có thể hỏi trực tiếp Xmind AI trong chatbot.

3.9 Quản lý các cuộc trò chuyện của bạn

Bạn có thể bắt đầu nhiều cuộc trò chuyện cho cùng một sơ đồ tư duy. Điều này hữu ích khi bạn muốn khám phá các tác vụ hoặc hướng đi khác nhau mà không bị trộn lẫn mọi thứ vào một cuộc trò chuyện dài duy nhất.

• Để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, nhấp vào nút new chat ở góc trên bên phải của bảng chatbot.

• Để chuyển đổi giữa các cuộc trò chuyện, nhấp vào tiêu đề cuộc trò chuyện ở góc trên bên trái và chọn một cuộc trò chuyện trước đó từ danh sách.

• Bạn cũng có thể xóa các cuộc trò chuyện với Xmind AI.

💡Lưu ý: Xmind AI chỉ khả dụng cho các sơ đồ mà bạn có quyền chỉnh sửa. Các cuộc trò chuyện của bạn là riêng tư và người cộng tác khác sẽ không nhìn thấy.

4 Mẹo để viết câu lệnh tốt hơn

Để có kết quả chính xác hơn, hãy đưa ba yếu tố sau vào câu lệnh của bạn:

1. Đối tượng bạn muốn Xmind AI thực hiện

Ví dụ: “sơ đồ này”, “chủ đề này”, “nhánh Phân tích thị trường” hoặc “trang tính hiện tại”.

2. Hành động bạn muốn Xmind AI thực hiện

Ví dụ: “mở rộng”, “sắp xếp lại”, “viết lại”, “xóa”, “dịch” hoặc “tạo nhiệm vụ”.

3. Kết quả bạn mong muốn

Ví dụ: “làm cho nó sẵn sàng để thuyết trình”, “sắp xếp thành ba giai đoạn”, “thêm nó vào sơ đồ hiện tại” hoặc “tạo một tài liệu Notion”.